JR九州グループ各社に対して人事・給与・就業管理のシェアードサービスを提供。
システム運用費と業務担当者の作業を大幅に削減。
導入の背景
当社は、JR九州グループのシステム会社として設立された企業です。元はJR九州（株）のシステム開発本部として平成元年に発足し、JR九州（株）及びJR九州グループ内の様々なシステム構築管理を行うなど、全体のIT部門を一手に担っています。
当時、グループ各社はそれぞれ独自の人事・給与・勤怠システムを利用していたため、グループ全体の情報共有が難しい上、個別管理によるシステム運用保守費がかさんでいました。さらに各社のデータを集計する際も手作業になるため非効率であるなど、様々な問題を抱えていました。その様な折に、グループ各社の人事系システムを一手にまとめてシェアードサービスを提供する構想が持ち上がり、当社がその業務を担うことになりました。
ePro_St@ffに決めた理由
JR九州グループのシェアード業務を担う上で最適なシステムを求めて、10数社のパッケージソフトを慎重に比較検討し、最終的に3社に絞りました。その中でも、シェアード業務に適したFull Web対応のパッケージはアイテックスのePro_St@ffだけで、他社の製品は基本的にクライアントサーバー＋Web就業の複合型や、Meta Frameを使用して疑似Webで稼働させるクライアントサーバー型でした。
また機能面で比較しても、他社の製品はオプションが多い構成でしたが、ePro_St@ffは必要な機能がAll in One（追加費用が発生しない）であったことも評価でき、最終的にePro_St@ffに決定しました。
導入からシステム稼動まで
2004年の秋に導入を決定し、半年後の2005年4月稼働の計画で当初はスタートしました。しかし、シェアードサービスという当時としてはまだ珍しいケースだったため、アドオン開発した部分が安定するまで、アイテックスの担当SEさんにも何度も九州まで足を運んでいただいたりもしました。立ち上げに当初の予定より3ヶ月ほど余計に要しましたが、根気強く対応していただき無事本稼動を迎えることが出来ました。
2009年の4月にはJR九州本体からグループ各社へ出向している社員全ての就業シェアード化が完了し、次なるステップとして、グループ企業の人事・給与・就業の完全シェアード化を目指し、プロジェクトを進めています。
シェアードサービス導入効果の一例
具体的に、グループ企業のひとつ「（株）駅レンタカー九州」の例を挙げてご説明します。
「駅レンタカー九州」では、各営業所ごとに紙またはExcelによる勤怠管理を行っており、管理方法が統一されていませんでした。個々に手書やExcelで作成した勤務表を月初に本社総務へ送付し、本社総務は、各営業所から送付されてきたこれらの勤務表を元に手作業で集計をかけ、更に集計データを（旧）給与システムに手打ちで入力している状況でした。勤務表集計作業ひとつに多大な手間と時間を取られており、本社総務にかなりの負荷がかかっていました。当然の事ながらミスの可能性も高くなりますので、繰り返し確認作業を行う必要がありました。
更に、各営業所にはPCが1～2台しかないため、（株）駅レンタカー九州で独自にePro_St@ffを導入しても、運用が難しい環境でもありました。
このような状況から、われわれJR九州システムソリューションズは、（株）駅レンタカー九州に以下の運用を提案しました。
- 1) 各営業所の勤怠管理をExcelに統一 ※ Excelは基本的に誰でも使用経験があるため
- 2) シェアードサービスを利用して、本社総務にて勤務集計作業を行う（ePro_St@ffの機能利用）
ePro_St@ff上の「外部IF【就業】＞勤務実績データ取込」機能を使用することで、大人数の勤務実績を数分で取り込むことができます。また「勤務集計」機能の活用で集計ミスもなくなり、作業時間も大幅に短縮され、作業負荷を軽減することが可能になりました。更に、給与システムへの連動機能を使用することにより、勤務実績データの給与側への反映についても自動で行えるようになりました。
また、ePro_St@ff給与から会計用の自動仕訳テキストデータを出力できるため、会計システム（NTT データ社「SCAW 会計」）へもスムーズにデータの受け渡しを行えるようになりました。会計への仕分けも以前は手作業でしたので、大幅に作業時間を短縮することができるようになり大変便利になりました。
このように、人数が多くかつ本社以外でのePro_St@ffへの入力が難しい状況にあるグループ会社には、特にシェアードサービスの利用を提案しています。
今後アイテックスに期待すること
グループ会社の中には、まだ独自のシステムや他社の汎用ソフトを運用しているところが多く残っています。当社はグループ企業全てのシステム統一化を目指しており、最終的にはJR 九州本体の人事給与もシェアード化していく構想を抱いています。
そのためにも、アイテックス社との連携を更に強め、スムーズな導入へ尽力いただきたいと考えています。そして、ePro_St@ffの更なる進化を心より期待しています。
JR九州システムソリューションズ株式会社 会社概要
| 会社名 | JR九州システムソリューションズ株式会社 |
|---|---|
| 所在地 | 福岡県福岡市博多区吉塚本町13番79号 |
| 創立 | 2003年3月 |
| 株主 | 九州旅客鉄道株式会社 |
| 資本金 | 8,000万円 |
| 事業内容 | ・情報システムのコンサルティング ・開発及び運用管理の受託 ・アウトソーシング事業 ・ASPサービス事業 ・データセンター事業 ・シェアードサービス事業（業務処理）の受託 等 |