導入事例

背景

百貨店特有の複雑なシフト管理と人時生産性の把握が最大の課題

今回PRO_STAFF-α就業の導入事例としてご紹介させていただく株式会社福田屋百貨店様は、長年にわたりAS/400の人事給与パッケージと、大手タイムレコーダーメーカーの就業システムを利用していらっしゃいました。

就業システムの刷新を検討された理由は、百貨店特有の複雑なシフト管理や人時生産性（従業員1人が1時間に稼ぐ粗利益）の把握ができない点と、使い勝手の悪さによる作業効率の問題を慢性的に抱えていた点にありました。

そこで弊社は、主に「生産性の高い人員配置の実現」と「各店舗における総務担当者の作業効率改善」をテーマに、勤務管理システムのご提案をさせていただきました。

選定理由

同業種のユーザー様をご紹介しシステム運用現場を見学

システムの提案に際し、より具体的な運用イメージを掴んでいただくために、株式会社福田屋百貨店様と同じ業種のユーザー様で、PRO_STAFF-α就業を使ってパート・アルバイトを含む煩雑な従業員の勤務管理を行っている企業へ見学の機会を設けさせていただきました。

株式会社福田屋百貨店様の総務人事部長様は、PRO_STAFF-α就業の導入を決めた理由を、次のようにお話しくださいました。

「同業種の導入先企業を見学させていただけるとのことで、弊職とシステム管理室の担当者を神奈川県の逗子市にある企業に案内してもらいました。実務の現場責任者の方にもご紹介いただき、シフト管理方法から操作性まで、利用者の生の声をじっくり伺うことができました。その後、見学先企業の導入を担当されたアイテックスのSEの方にもお会いし、当社の業務面から具体的に突っ込んだ質問をさせていただきました。おかげさまで導入した際のイメージを具体的に掴むことができ、大変助かりました。

このようにアイテックスの営業担当やSEの方の誠意ある対応と、見学先企業の担当者の方から伺った手厚いアフターサポートのお話も大変魅力的だったため、当社の就業システムをアイテックスにお任せすることに決定しました。」

成功要因

お客様の立場に立って柔軟かつ最適なシステム設計を実施

導入フェースでアイテックスが注力したことは、パッケージにお客様の運用を合わせるのではなく、お客様のご要望をいかにして当社のパッケージで実現させるかという点です。設計段階からじっくりお話を伺い、時にコンサルティングをはさみながらお客様と一緒にシステムを作り上げる姿勢で臨みました。

システム管理室のご担当者様は、以下のようにお話しくださいました。

「今回は現場の意見要望を可能な限り取り入れたいと考えていました。プロジェクト開始から本稼働まではかなりタイトなスケジュールでしたが、最初が肝心と思い、要件の洗い出しと分類整理、パッケージとのFIT/GAP分析をしっかり行いました。

当社を担当してくださったSEの方は小売業の特性を熟知していたため、打合せの中で具体的なアドバイスを多数いただきました。システム構成やロジックなどの質問に対しても、具体的な運用を踏まえて丁寧に説明してくださり、大変助かりました。」

同様に総務人事課長様からも、以下のようなご評価をいただきました。

「プロジェクトを進めるにあたって、ご担当いただいたSEの方の前向きな考え方、取り組み姿勢は大変頼りがいのあるものでした。例えば、当社は人時生産性の把握や複雑で手間のかかる勤務形態管理の改善を希望しており、システム構築時の大きな課題でもありました。これらの課題に対し、担当SEの方はパッケージの標準機能だけで対応しきれない部分に関しても、ちょっとした手を加えて工夫してくださるなど、柔軟な姿勢で最善の解決策を模索してくださいましたので、信頼してお任せすることができました。」

導入効果

時間帯別従業員労働状況の把握で無駄なく効果的な人員配置を実現

株式会社福田屋百貨店様のような業種においては、人時生産性が店舗の収益に直結します。そのため、お客様の来店数にあわせて過不足なく適正なシフトを組むことが、店舗経営上欠かせない最重要任務となります。

そこで当社は、PRO_STAFF-α就業から個人の労働時間を時間帯毎に区切ってデータ出力ができる機能をご提供させていただきました。もちろん、時間帯の区切り方はお客様側で自由に設定できますので、いつ、どの時間帯に何人が勤務していたのかを自由に出力・分析していただけます。更にこれらのデータをレジに組み込まれたPOSシステムの来店状況と比較・分析することで、繁閑を見越した適正な人員配置計画を立てていただくことが可能となります。

これらの点について、総務人事課長様は以下のようにお話しくださいました。

「PRO_STAFF-α就業を導入したことで、かねてから希望していた人時生産性の把握が可能になったため、店舗ごとの経営改善に大いに役立っています。また、勤怠集計も大変楽になりました。当社は、各店舗で集計した勤怠情報を本部で取りまとめ、給与システムへ取り込んでいますが、勤怠締め日から給与支払日まで期間が短く、本部や各店舗の総務がいつも遅くまで残業して何とか間に合わせていた状況でした。しかし現在は、5日かかっていた手間が一気に半減し、とても助かっています。これはやはり、旧システムより画面上の切替えが少なく、効率的に仕事を進められるようになったからだと思います。更に、個人の勤務一覧に勤務集計値が自動表示されているため、計算処理を回さなくても、必要な情報をリアルタイムで確認できる点も大きいと感じています。」

導入効果

柔軟なコード設計とパレット機能で複雑なシフト管理にも対応

株式会社福田屋百貨店様のもう一つ大きな課題として挙がっていたのが、複雑化した勤務形態の管理です。この点に関して、システム管理室のご担当者様から、以下のようなご評価をいただきました。

「以前のシステムでは勤務時間ごとに細かくコード管理していたため、コード体系が200ほどに膨れ上がっていました。シフトを登録するたび膨大なコードの中から対象を選択しなければならず、店舗総務にとって大きな負担となっていました。しかしPRO_STAFF-α就業は、勤務予定時刻を自由登録できるようになっており、スケジュールの組み立ても画面のパレット機能から選択して簡単に作成できるので大変便利です。おかげ様で、登録作業の簡素化を図ることができました。」

ノンカスタマイズで福田屋オリジナルシステムを実現

今回の就業システム導入について、総務人事部長様より、以下のお褒めの言葉をいただきました。

「小売業の特性を熟知しているSEの方が現場の意見を積極的に取り入れてくださったおかげで、みんなが参加して作った“福田屋オリジナルシステム”が完成しました。成功の秘訣は、当社の担当者とアイテックスのSEが信頼し合い、抜群のチームワークで取り組むことができたからだと思っています。」

柔軟な設定機能を持つPRO_STAFF-αの特性と、人事専門会社ならではのコンサルティング能力により、ノンカスタマイズで福田屋様の運用にピッタリフィットしたシステム構築が実現できました。このように、お客様の立場に立った提案を行えることが、当社最大の強みであると考えています。

システム関連図

株式会社福田屋百貨店 会社概要

会社名	株式会社福田屋百貨店
所在地	栃木県宇都宮市戸祭元町2-8
創立	1934年（昭和9年）10月
資本金	9,000万円
事業内容	百貨店、SCでのファッション衣料、服飾雑貨、食料品、住関連用品他の販売
関連会社	株式会社トチギ旅行開発、福田屋開発株式会社 株式会社ユーエフプロパティカンパニー