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人事システム導入事例

公立昭和病院様

PRO_STAFF-α人事・給与・就業・Webサービスの導入で、病院特有の複雑多岐にわたる勤怠管理の業務負荷と運用コストを大幅に削減!

昭和病院様(写真)

公立昭和病院 様
業種:医療業 | 従業員数:約1000名
導入製品:PRO_STAFF-α人事 / 給与 / 就業 / Webサービス

公立昭和病院様は、今から85年前に東京都の8市合同により設立され、以来長年に渡り99万人の健康を守っている地域の中核病院です。3年前から人事業務の本格的なシステム化を目指してパッケージの検討を開始され、2011年12月にアイテックスのPRO_STAFF-α人事・給与・就業・Webサービスに決定、翌4月に運用を開始されました。

勤務集計の手間とデータ登録の委託コストが大きな課題

-システムを検討された経緯についてお聞かせください。

当病院は約20年間、人事・給与は汎用機向けのソフトを利用し、勤怠は看護師及び事務職員等がスタンプ式のタイムカード、医師は手書きの出勤簿で管理していました。集計時は毎月700枚近いタイムカードを時間外命令簿と突き合わせてチェックしなければならず、作業量は膨大でした。更に勤怠の集計結果は人事・給与ソフトのベンダーにデータ入力を委託していたため、毎月の運用コストが大きな負担となっていました。
そこで電子カルテの導入を機に、思い切って人事業務も完全システム化と内製化すべく、パッケージ導入の検討を開始しました。当初主要ベンダー5社に声をかけ、RFPを元に各社のデモとプレゼンを見て2社まで絞り、最終的に提案内容と価格を考慮した結果、アイテックスに決定しました。

斬新かつ顧客の立場に立った運用重視の提案が決め手

-PRO_STAFF-αに決定した理由をお聞かせください。

人事・給与・就業の根幹的な部分を人事給与係が運用し、出退勤や各種申請・閲覧のみ職員全員にWebで開放するという提案は斬新でした。これなら、費用をコンパクトに抑えながら効率的に情報共有ができ、リアルタイムで職場の勤怠状況が把握できます。  
また魅力的だったのが、当院の規定を理解した上で、運用を重視した要件定義を行っていただける点でした。業種の特性上、手当の種類や勤務パターンが複雑なため、この提案は心強かったです。  
そして何より、プレゼンやデモで来院いただく際に、営業だけでなくSEの方も同行してくださっていたのですが、その時のチームワークが非常によかった点が印象的でした。日頃から営業とSEの協力体制が整っていることがうかがえ、これなら安心して導入をお任せできると確信しました。

短期稼働成功の秘訣は密なコミュニケーションとチームワークにあり

-導入時の様子をお聞かせください。

導入にあたり、いくつかの大きな課題がありました。まず、従来の運用は手作業が多く、かつデータ移行に際し旧ベンダーの協力が得にくかったこと。次に、手当の種類や勤務パターンが複雑でイレギュラー処理も多く、就業や給与計算式の設定が複雑であること。そして、個人情報や機密情報の流出を防ぐため、作業の外部持ち出しを一切禁止していること。以上の条件をクリアしつつ、短期導入を実現しなければなりませんでした。  
これらの課題に対し、就業知識に精通しているアイテックスのSE担当者が院内のワーキングルームに通い詰め、根気よく対応してくださいました。要件調査の段階で、当院の幅広い業務の細部まで伝えきれなかったこともあり、途中で設定のやり直しが発生するなどトラブルもありましたが、再設定などにも適時迅速に対応いただくことができました。
ハードなプロジェクトではありましたが、わずか4ヶ月で人事・給与の本稼働に成功しました。アイテックスの営業、SE、そして当院の人事給与係全員が一致団結して、密なコミュニケーションを心がけた点が成功につながったと考えています。

勤務集計の自動化&見える化で業務負荷を大幅に軽減

-PRO_STAFF-αを導入して、どのような効果がありましたか。

タイムレコーダーとWeb就業システムの自動連携により、毎月勤怠の照合に費やしていた時間が大幅に削減されました。またWeb就業システムを院内ポータルからシングルサインオンでログインできるようにしたことで、職員自らワークフロー機能を使って残業申請や休暇申請などを簡単に行えるようになりました。  
更に今まで手計算で処理していた非常勤職員(400~500名)もPRO_STAFF-αで管理できるようになりましたので、大変便利になりました。各種申請も電子化されたことで効率面と情報共有面で大幅に改善されましたし、汎用検索機能によるデータ抽出も重宝しています。
現状、ほぼ満足できる運用となっております。まだ出退勤の打刻漏れが散見していますが、こちらは4月に予定しているICカードの導入で解消されると期待しています。今後は更なるユーザビリティの向上を目指して、バージョンアップしていただけることを期待しています。

システム運用イメージ

昭和病院様システム関連図

公立昭和病医院様 概要

会 社 名
所 在 地 東京都小平市花小金井八丁目1番1号
設  立 1928年7月(昭和3年)
職 員 数 常勤777名 うち医師90名(2013年2月現在)
病 床 数 518床(一般:512床 感染症:6床)
事業内容 内科、呼吸器内科、循環器内科、消化器内科、血液内科、内分泌・代謝内科、腎臓内科、神経内科、心療内科、外科・消化器外科、呼吸器外科、心臓血管外科、乳腺・内分泌外科、整形外科、脳神経外科、形成外科、小児科、皮膚科、泌尿器科、産婦人科、眼科、耳鼻いんこう科、リハビリテーション科、放射線科、病理診断科、臨床検査科、救急科、麻酔科、歯科、歯科口腔外科 計31科

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